会社には定時というものがあるのに、残業を前提に仕事をさせられていませんか毎日夕方になると「また残業か」とため息をつくことが多いのではないでしょうか？
その原因が、実はあなたの上司の段取りの悪さにあるとしたら、どう感じますか？アラフィフ世代は段取りのよい上司、悪い上司について詳しいですよ。
今回は、段取りが悪い上司がどのように残業を引き起こすのか、そしてその対策について考えてみましょう。
段取りが悪い上司の特徴
仕事の優先順位がわからない
段取りが悪い上司は、仕事の優先順位を理解できていないことが多いです。そのため、重要な業務が後回しにされ、結果的に納期が迫ってから焦ることになります。特に、急な指示や変更が多いと、部下は混乱し、残業が増える要因となります。
具体的な指示がない
上司が曖昧な指示を出すと、部下は何をどう進めればよいのか分からず、時間を無駄にしてしまいます。具体的な目標や手順が示されなければ、自然と残業が発生してしまいます。
コミュニケーション不足
段取りが悪い上司は、部下とのコミュニケーションが不足しがちです。確認を怠ったり、報告を求めなかったりすることで、情報の共有ができず、結果として無駄な残業を生むことになります。
報告を受けていない！と切れる上司もいるので、上司の性格を掴むことも必要ですね。
段取りの悪さがもたらす残業の影響
ストレスの増加
残業が続くと、心身の疲労が蓄積し、ストレスが増加します。特に20代後半の男性サラリーマンは、仕事とプライベートのバランスを取ることが難しくなり、精神的に辛い状況に陥ることがあります。
プライベートを充実させたいと思っても、友達と合う予定やデートの予定も立てられないなんて、ストレスがたまりまくりです。
生産性の低下
残業が常態化すると、仕事に対するモチベーションが低下します。集中力も欠け、結果として生産性が落ちてしまうのです。効率的に仕事を進めるためには、残業を減らすことが重要です。
ミスが発生すると手戻りが多くなり、ミスが発生しやすくなる悪循環に陥ります。
人間関係の悪化
長時間の残業は、同僚との関係にも影響を及ぼします。疲れた状態でのコミュニケーションはぎこちなくなり、チームワークが悪化することも。職場の雰囲気が悪くなると、より一層残業が増える悪循環に陥ります。
言葉遣いが悪くなり、陰口を言うようになると信頼関係の回復は難しいです。そうなる前に手を打ちたいですね。
段取りが悪い上司への対策
仕事の可視化を提案する
業務の進捗状況を可視化することで、優先順位を明確にする手助けができます。例えば、タスクボードや進捗管理ツールを利用して、誰が何をやっているのかを見える化する提案をしてみましょう。上司も部下も、何に注力すべきかが理解しやすくなります。
ワンペーパーで進捗状況を説明するスキルも有効ですよ。上司は細かい文字を読みたがらないので大きい文字で簡潔に作成しましょう。
コミュニケーションの強化
定期的に進捗報告や意見交換の場を設けることで、コミュニケーションを強化しましょう。上司が部下の意見を聞くことで、業務改善のヒントを得ることができ、結果的に残業を減らすことができます。
話しかけづらい上司は存在するものです。上司もそれを自覚しているので、話しかけられると気分がよくなるものです。勇気を出して相談することで改善することが多いものです。
自分から具体的な指示を求める
段取りの悪い上司には、自分から具体的な指示を求めることが大切です。「このタスクはどのように進めれば良いですか？」と質問することで、曖昧な指示を避け、業務の効率化に繋がります。
自分で考えろ！という上司には、「自分はこう進めたいのですがアドバイスください！」というと、考えてくれる可能性があります。
上司にサポートを提供する
時には、上司が抱える業務の負担を軽減するためにサポートを申し出ることも重要です。無理に負担を減らすのではなく、協力して業務を進める姿勢を持つことで、信頼関係を築くことができます。
上司をフォローすることは実は昇進昇格の評価ポイントでもあるのです。雑用でよいので手伝うことが印象に残ります。調べ物や資料作成など、短時間でフォローすることで能力を認めさせることができるでしょう。
上司が苦手とする仕事、ルーティーンワークを先回りして対応してあげると、あなたに対する対応がガラッと変わるでしょう。
自分自身の仕事の進め方を見直す
タイムマネジメントを意識する
自分自身の時間を管理することで、無駄な残業を減らすことができます。仕事の優先順位を整理し、時間を効率的に使う工夫をすることが必要です。スケジュールを立て、集中する時間を確保することが大切です。
時間を効率的に使うコツは、飛び込みの仕事を断ることにも繋がります。周囲に対して時間管理が徹底している印象を与えることが大事です。
仕事の習慣を見直す
普段の仕事の進め方や習慣を見直すことで、残業を減らすヒントが得られるかもしれません。例えば、メールの返信を迅速に行う、会議の時間を短縮するなど、小さな改善が大きな効果を生むこともあります。
メールを最後までサッと目を通し、優先順位をつけるだけでも効率的です。メールを半日も未読で放置することで大きなロスにつながることがあります。
健康管理を怠らない
残業が続くと健康を害することがあります。適度な運動や食事管理、十分な睡眠を心がけ、心身の健康を維持することが、仕事のパフォーマンスを向上させる秘訣です。
睡眠に勝る健康管理はありません。そのためには寝具に投資しましょう。枕ひとつで睡眠の質が上がります。おすすめはテンピュールです。
ポチップ
まとめ
段取りが悪い上司の存在は、残業を引き起こす大きな要因です。しかし、適切な対策を講じることで、自分自身の業務効率を向上させることができます。コミュニケーションを強化し、具体的な指示を求めることで、職場環境を改善し、残業を減らすことができるはずです。
ぜひ、実行に移してみてください。あなたの考え方が変わること、働き方が変わることで、より充実した仕事とプライベートが手に入ることでしょう。
